Gründer müssen beim Aufbau eines Startups viele Herausforderungen meistern, zu denen unter anderem die Grundlagen der ordnungsgemäßen Rechnungsstellung zählen. Dementsprechend erfährst du in diesem Artikel, welche Informationen auf eine Rechnung gehören und welche Faktoren bei der Erstellung von Rechnungen berücksichtigt werden müssen.
Diese Informationen gehören auf jede Rechnung
Wenn du eine Rechnung schreiben möchtest, müssen bestimmte Informationen enthalten sein, da es sich bei der Rechnung um ein offizielles Dokument handelt.
Dies hat der Gesetzgeber in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt, wobei in diesem Gesetz auch definiert ist, welche Angaben auf einer Rechnung verpflichtend sind. Es muss beispielsweise ersichtlich sein, welche Parteien beteiligt sind, weshalb sowohl deine Adresse als auch die des Rechnungsempfängers auf jede Rechnung gehören.
Weiterhin muss das Datum der Rechnungserstellung angegeben werden sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Zu den weiteren Pflichtangaben, die bei der Ausstellung von Rechnungen unbedingt berücksichtigt werden müssen, gehören:
- Steuernummer und/oder Steueridentifikationsnummer
- Erbrachte Leistungen und gelieferte Produkte
- Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Gesamtsumme der Rechnung sowie Nettobetrag der Rechnung
- Angabe des Mehrwertsteuersatzes sowie des Mehrwertsteuerbetrags
-
festgelegtes Zahlungsziel
Die richtige Gliederung einer Rechnung
Grundsätzlich gilt, dass Rechnungen stets ähnlich aufgebaut sind. Die Angaben zu deinem Betrieb sowie die Adresse des Empfängers in der Regel im Briefkopf stehen.
Damit es später zu keinen Problemen kommt, sollte darauf geachtet werden, dass sämtliche Angaben korrekt sind. Zu den Stolpersteinen gehört die Angabe der Rechtsform des Unternehmens, denn hier passieren häufig Fehler, weshalb du diese Angabe am besten mehrmals auf ihre Richtigkeit hin überprüfst.
Der obere Bereich der Rechnung besteht aus dem Rechnungsdatum, dem Leistungszeitraum sowie der Rechnungsnummer.
Im nächsten Abschnitt erfolgt die Beschreibung der Leistung. In diesem Bereich wird genau aufgelistet, welche Leistungen erbracht wurden und wie viel für die jeweilige Leistung berechnet wird. Nach der Auflistung der einzelnen Rechnungsposten folgt die Gesamtsumme, die aus sämtlichen einzelnen Positionen besteht.
In der Regel muss die Mehrwertsteuer angegeben werden, sodass neben der Bruttosumme auch die Nettosumme auf der Rechnung enthalten ist.
Dabei setzt sich die Bruttosumme aus der Nettosumme plus Mehrwertsteuerbetrag zusammen und stellt die finale Rechnungssumme dar, die vom Kunden beglichen werden muss.
Integration eines Zahlungsziels
Im unteren Bereich der Rechnung kann ein Zahlungsziel integriert werden, wobei die genaue Dauer dir überlassen bleibt. In der Regel werden hier sieben bis 14 Tage als Zeitraum für die Bezahlung der Rechnung angesetzt, wobei die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage beträgt.
Unterschiede zwischen inländischen und ausländischen Rechnungen
Bei der Rechnungserstellung muss berücksichtigt werden, ob die Rechnung an einen deutschen Kunden oder an ein Unternehmen aus dem Ausland geht. Ein großer Unterschied besteht darin, dass die Rechnung an einen ausländischen Betrieb ohne die deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Grund hierfür ist, dass das Auslandsunternehmen die im eigenen Land geltende Umsatzsteuer selbst berechnen und an das zuständige Finanzamt abführen muss.
Zudem muss die
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Unternehmen auf der Rechnung enthalten sein.
Manuelle Rechnungserstellung vs. Softwareeinsatz
Wer eine Rechnung schreiben möchte, kann diese entweder manuell erstellen oder auf eine hierauf spezialisierte Software setzen. Dabei geht beides mit jeweils anderen Vor- und Nachteilen einher, wobei die manuelle Rechnungserstellung im Rahmen einer Word- oder Excelvorlage durchgeführt werden kann. Zahlreiche Vorlagen finden sich im Internet, was den Vorteil mit sich bringt, dass keine Ausgaben für ein Rechnungstool anfallen.
Nachteilig ist allerdings, dass die manuelle Erstellung von Rechnungen viel Zeit in Anspruch nehmen kann und die Fehleranfälligkeit hoch ist. Das liegt unter anderem daran, dass du selbst dafür sorgen musst, dass stets eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten ist und auch sonst müssen alle Angaben korrekt sein.
Dies kann insbesondere dann viel Stress verursachen, wenn es zur
Erschließung neuer Märkte und einem entsprechend höheren Kundenaufgebot kommt.
Vorteile einer modernen Buchhaltungssoftware
Eine Software sorgt dafür, dass
das Rechnungenschreiben deutlich leichter von der Hand geht. Das liegt daran, dass im Rahmen einer solchen Software zahlreiche Automatisierungsmaßnahmen genutzt werden können, die den Zeitaufwand sowie die Fehleranfälligkeit reduzieren.
Der Fokus kann somit wieder auf das Kerngeschäft gelegt werden.
Online seit: 12. August 2024